Version v1.5 · Stand: 24.10.2026
Diese Datenschutzerklärung informiert gemäß Art. 13 DSGVO über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Internetauftritts und der Geschäftstätigkeit von VOXELUTION.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
VOXELUTION
Sergejoscha Schaefer
Am Berghügel 2
66877 Ramstein-Miesenbach
Telefon: +49 176 51906095
E-Mail: info@voxelution.de
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist, zur Bearbeitung von Anfragen und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. technisch sichere Bereitstellung der Website und effiziente Kommunikation) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Aufbewahrung von Rechnungen).
3. Hosting, Cloud-Dienste und KI-Werkzeuge
3.1 Hosting der Website (IONOS)
Unsere Website wird bei folgendem Anbieter gehostet:
IONOS SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur, Deutschland
Beim Aufruf unserer Seiten erhebt IONOS u. a. folgende Daten in sogenannten Server-Logfiles: aufgerufene URL/Datei, Datum und Uhrzeit der Anfrage, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL sowie die IP-Adresse (je nach Konfiguration gekürzt).
Diese Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website sowie der technischen Fehleranalyse. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
3.2 E-Mail, Kommunikation und Dokumentenablage (Microsoft 365)
Für E-Mail-Kommunikation, Terminplanung sowie die Ablage von Anfragen, Projekt- und Auftragsunterlagen nutzen wir Microsoft 365 (u. a. Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive, Teams). Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. E-Mails, die Sie uns senden, sowie von Ihnen bereitgestellte Dateien werden dort gespeichert und verarbeitet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) bei konkreten Projektanfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation) bei allgemeinen Anfragen.
Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum). Microsoft speichert und verarbeitet die Daten von Microsoft 365 im Rahmen der EU-Datengrenze grundsätzlich innerhalb der EU. Eine Übermittlung in Drittländer, insbesondere in die USA, kann in Einzelfällen nicht ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.
3.3 Datenaustausch und Dateiübermittlung (Microsoft 365)
Für den Austausch größerer Dateien (z. B. 3D-Modelle, Scandaten, CAD-Dateien) stellen wir zeitlich befristete, personenbezogene Freigabelinks über Microsoft SharePoint bzw. OneDrive bereit (Anbieter siehe Abschnitt 3.2). Dabei werden Dateien und ggf. Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse für Download-Links) auf Servern von Microsoft gespeichert und für die Dauer der Projektabwicklung vorgehalten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für die Auftragsverarbeitung gilt der in Abschnitt 3.2 genannte Vertrag mit Microsoft.
3.4 Einsatz von KI-Werkzeugen (Claude)
Für interne Aufgaben wie Textentwürfe, Recherche und die Erstellung interner Dokumentation nutzen wir den KI-Assistenten Claude. Anbieter ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland.
Personenbezogene Daten unserer Kunden und Interessenten sowie vertrauliche Projektunterlagen (z. B. CAD-Daten, Zeichnungen, Scandaten) geben wir dabei nicht ein. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Anthropic findet im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit daher nicht statt.
3.5 CAD-Konstruktion (Autodesk Fusion)
Für CAD-Konstruktion nutzen wir Autodesk Fusion. Konstruktionsdaten sowie Projekt- und Dateibezeichnungen werden dabei in der Cloud von Autodesk gespeichert und verarbeitet. Enthalten diese Angaben personenbezogene Daten (z. B. Namen von Ansprechpartnern), werden auch diese dort verarbeitet. Anbieter für Kunden in Europa ist die Autodesk Ireland Operations Unlimited Company, 1 Windmill Lane, Dublin 2, D02 F206, Irland.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit Autodesk wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung an Autodesk, Inc. in den USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage der verbindlichen internen Datenschutzvorschriften von Autodesk (Binding Corporate Rules), des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln.
3.6 Photogrammetrie und 3D-Erfassung (KIRI Engine)
Für die messtechnische Erfassung von Objekten per Photogrammetrie und Smartphone-LiDAR nutzen wir die Software KIRI Engine (Anbieter: KIRI Innovation (Hong Kong) Limited, Unit 1005, 10/F, Prosperity Millennia Plaza, 663 King’s Road, North Point, Hongkong). Dabei können Aufnahmen und Scandaten zur Berechnung des 3D-Modells an Cloud-Server des Anbieters übertragen und dort verarbeitet werden, auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union (Drittland). Wir erfassen im Rahmen unserer Aufträge Objekte wie Denkmäler und Maschinen, keine Personen. Die Modelle verarbeiten wir im privaten Modus; Projekt- und Scandaten löschen wir drei Monate nach Abschluss des Auftrags, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Soweit dabei im Einzelfall personenbezogene Daten betroffen sind (z. B. zufällig erfasste Personen, Kfz-Kennzeichen oder Standortangaben), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten 3D-Erfassung). Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, soweit hierfür geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO bestehen.
4. Kontaktaufnahme (E-Mail und Anfrageformular)
4.1 Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Nachricht, Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere von Ihnen gemachte Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) bei konkreten Projektanfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation) bei allgemeinen Anfragen.
4.2 Anfrageformular
Wenn Sie das Anfrageformular auf unserer Website nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, technische Eckdaten zum Projekt, ggf. hochgeladene Dateien) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Das Formular wird mit dem WordPress-Plugin Fluent Forms betrieben; die Eingaben werden auf unserem Webserver bei IONOS gespeichert (siehe 3.1) und zur Bearbeitung per E-Mail an uns weitergeleitet (siehe 3.2).
Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann die Anfrage ggf. nicht sinnvoll bearbeitet werden.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation und Dokumentation von Anfragen).
5. Schriftarten
Diese Website verwendet die Schriftart „Manrope“. Die Schriftdateien sind lokal auf unserem Webserver eingebunden; beim Aufruf der Seiten wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.
6. Einwilligungsverwaltung (Real Cookie Banner)
Zur Verwaltung von Einwilligungen nutzen wir das WordPress-Plugin „Real Cookie Banner“ (Anbieter des Plugins: devowl.io GmbH, Deutschland). Das Plugin läuft auf unserem eigenen Webserver bei IONOS und speichert Ihre Auswahl in einem technisch notwendigen Cookie in Ihrem Browser; die Einwilligungsnachweise werden auf unserem Webserver gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht für Einwilligungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den entsprechenden Link auf der Website ändern.
7. Reichweitenmessung (Burst Statistics)
Zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe nutzen wir das WordPress-Plugin „Burst Statistics“ (Anbieter des Plugins: Really Simple Plugins B.V., Niederlande). Die Auswertung erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Webserver bei IONOS; es werden keine Daten an den Plugin-Anbieter oder andere Dritte übermittelt.
Burst ist bei uns im cookielosen Modus eingerichtet: Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert. IP-Adressen werden nicht gespeichert. Erfasst werden nur zusammengefasste Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunftsseite, Gerätetyp und Browser sowie Klicks auf Kontaktmöglichkeiten. Eine „Do Not Track“-Einstellung Ihres Browsers wird beachtet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Nutzung unserer Website auszuwerten und das Angebot zu verbessern.
8. Verarbeitung von Kunden- und Vertragsdaten
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Projekten (3D-Scan, CAD-Konstruktion, Reverse Engineering, Additive Fertigung) verarbeiten wir die Daten unserer Kunden und Interessenten.
Hierzu gehören insbesondere: Stammdaten (Name, Firma, Anschrift, Kontaktdaten), Kommunikationsdaten (E-Mail-Verläufe, Notizen zu Gesprächen), Projekt- und Auftragsdaten (Bauteilbeschreibungen, Spezifikationen, Zeichnungen, Scan-, Foto- und 3D-Daten) sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten (Angebote, Rechnungen, Zahlungsinformationen). Scan-, Foto- und 3D-Daten betreffen in der Regel Objekte und Bauteile; ein Personenbezug kann sich im Einzelfall ergeben, etwa wenn Personen, Kfz-Kennzeichen oder Grundstücke erkennbar sind.
Zwecke der Verarbeitung sind insbesondere: Angebotserstellung, Projektplanung und -durchführung, Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung sowie technische Nachbetreuung.
Rechtsgrundlage ist überwiegend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht).
9. Zahlungsabwicklung und Banking (Finom)
Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir ein Geschäftskonto bzw. Zahlungsdienstleistungen bei Finom Payments B.V., Jachthavenweg 109H, 1081 KM Amsterdam, Niederlande (in Deutschland tätig über die Zweigniederlassung Deutschland, c/o Spaces, Greifswalder Str. 226, 10405 Berlin).
Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden u. a. folgende Daten verarbeitet: Kontoinhaber, IBAN/BIC, Verwendungszweck, Rechnungsreferenzen, Zahlungsbetrag und Datum der Transaktion.
Zwecke der Verarbeitung sind die Durchführung von Zahlungen, Buchhaltung sowie die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten). Details zur Datenverarbeitung durch Finom ergeben sich aus den dortigen Datenschutzhinweisen.
10. Kommunikation über WhatsApp
Wir bieten unseren Kunden optional die Möglichkeit, über den Messenger-Dienst WhatsApp mit uns zu kommunizieren.
Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Wenn Sie uns per WhatsApp kontaktieren, werden insbesondere Ihre Telefonnummer sowie die Inhalte der Kommunikation verarbeitet. Darüber hinaus verarbeitet WhatsApp Metadaten der Kommunikation (z. B. Zeitpunkt und Dauer der Kommunikation) und kann Daten auch in Drittländern außerhalb der EU verarbeiten.
Rechtsgrundlage für die Nutzung von WhatsApp ist Ihre freiwillige Kontaktaufnahme über diesen Kanal (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung).
Wir empfehlen, über WhatsApp keine sensiblen oder vertraulichen Inhalte (z. B. geheime Konstruktionsdetails) zu versenden und bieten alternative Kommunikationswege (E-Mail, Telefon) an.
11. Auftritte in sozialen Netzwerken (LinkedIn, Xing)
Wir unterhalten Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken, um mit Kunden, Interessenten und Partnern zu kommunizieren und über unsere Leistungen zu informieren.
Aktuell nutzen wir LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) und Xing (New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg). Auf unserer Website sind diese Profile nur verlinkt; Daten werden erst übertragen, wenn Sie den Link anklicken.
Bei Besuch unserer Profile gelten die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Anbieter. Die Betreiber erfassen Ihr Nutzungsverhalten und können daraus Nutzungsprofile erstellen, die u. a. für Marktforschung und Werbung genutzt werden.
Soweit wir über die Plattformen selbst Daten von Ihnen erhalten (z. B. Nachrichten, Kommentare, Kontaktanfragen), verarbeiten wir diese zur Kommunikation und Beantwortung Ihrer Anliegen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an externer Kommunikation und Außendarstellung).
12. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Anfragen ohne Vertragsabschluss werden nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, speichern wir für die jeweils vorgeschriebene Mindestdauer: Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) 8 Jahre sowie Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Danach werden die Daten gelöscht.
13. Weitergabe von Daten und Empfänger
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist (z. B. Versanddienstleister, Zahlungsdienstleister), zur Nutzung externer IT-/Hosting-Dienstleister (z. B. IONOS, Microsoft, Autodesk, KIRI) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Steuerberater, Behörden).
Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
14. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe dafür nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für Ihren Wohnort oder Ihr Bundesland zuständigen Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de, www.datenschutz.rlp.de.
15. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für die Nutzung der Website ohne Kontaktaufnahme ist die Bereitstellung personenbezogener Daten nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Für Anfragen und Vertragsverhältnisse sind bestimmte Daten (z. B. Kontaktdaten, Rechnungsdaten) erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage ggf. nicht bearbeiten oder einen Vertrag nicht abschließen.
16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
17. Aktualität dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.
Stand: Oktober 2026 (Version v1.5 vom 24.10.2026).